Umowa spółki z o.o.: co musi zawierać i czym różni się S24 od notariusza

Umowa spółki z o.o. to dokument, który tworzy spółkę i ustala jej podstawowe zasady. Musi określać firmę i siedzibę, przedmiot działalności, wysokość kapitału zakładowego, to, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, liczbę i wartość udziałów każdego wspólnika oraz czas trwania spółki, jeśli jest oznaczony (art. 157 § 1 KSH). Zawiera się ją u notariusza albo online na wzorcu w S24.

Różnica między tymi drogami jest większa, niż sugeruje cena. W S24 nie dopiszesz własnych postanowień, ale wybierasz gotowe warianty, które decydują o tym, jak spółka działa na co dzień. U notariusza możesz ułożyć zasady pod konkretnych wspólników. Poniżej wyjaśniamy, co oznaczają te wybory. Dokumenty dla nowej spółki może przygotować VKANCELARIA w ramach rejestracji spółki z o.o.

Co musi zawierać umowa spółki z o.o.

Art. 157 § 1 KSH wymienia sześć elementów. Brak niektórych z nich jest poważny: gdyby umowa nie regulowała firmy, przedmiotu działalności, wkładów lub kapitału, sąd mógłby orzec o rozwiązaniu już wpisanej spółki (art. 21 § 1 pkt 3 KSH). Tę możliwość ogranicza termin pięciu lat od wpisu, a wcześniej braki można usunąć.

Rozróżnienie siedziby i adresu daje konkretną korzyść. Zmiana adresu w tej samej miejscowości nie zmienia umowy spółki, więc wystarczy uchwała zarządu i wniosek do KRS. Przeniesienie spółki do innego miasta jest już zmianą umowy. Spółka założona przez jedną osobę też ma taki dokument, tyle że formalnie nazywa się on aktem założycielskim. We wzorcu S24 używa się tego samego formularza (§ 2 rozporządzenia o wzorcach).

Umowa spółki z o.o. w S24: co jest we wzorcu

Wzorzec w S24 jest określony rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1483). Jego treści nie zmienisz i nie dopiszesz własnego paragrafu, ale możesz ją przeczytać przed rozpoczęciem pracy. Wypełniasz dane, a przy części postanowień wybierasz wariant. Umowa zostaje zawarta po wprowadzeniu wszystkich danych i z chwilą podpisania (art. 157¹ § 3 KSH). Podpis może być kwalifikowany, zaufany albo osobisty. Tabela pokazuje wybory, które mają realne skutki.

Przykład: dlaczego wybór w § 16 ma znaczenie

Przy kapitale 5 000 zł próg z § 16 to 10 000 zł. Jeśli wybierzesz wariant A, każda umowa i każde zobowiązanie o takiej wartości wymaga uchwały wspólników. Spółka handlowa, która często kupuje towar za kilkanaście tysięcy złotych, odczuje to przy każdej dostawie. Przy jednym wspólniku będącym prezesem to tylko dodatkowy dokument, ale przy kilku wspólnikach taka zasada daje realną kontrolę nad zarządem. Oba warianty mają sens, tyle że w innych spółkach. Bez takiego postanowienia w umowie obowiązywałby art. 230 KSH, który wymaga uchwały w tym samym przypadku.

We wzorcu podajesz też datę końca pierwszego roku obrotowego, a nie może ona wypaść później niż 18 miesięcy od zawiązania spółki (§ 7 rozporządzenia o wzorcach). Spółka, która rusza w drugiej połowie roku, może dzięki temu uniknąć sprawozdania za kilka tygodni działalności, jeśli spełnia warunki z art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości.

Umowa spółki u notariusza: co można dodać

Forma aktu notarialnego jest podstawową formą umowy (art. 157 § 2 KSH). Pozwala wpisać postanowienia, których wzorzec nie zawiera, ale obowiązuje przy tym zasada, że wszystko, co różni wspólników, trzeba opisać w umowie. Szczególne korzyści i dodatkowe obowiązki wspólników muszą być w niej dokładnie określone, inaczej są bezskuteczne wobec spółki (art. 159 KSH). Najczęściej wykorzystuje się:

• Aport, czyli wkład niepieniężny, na przykład sprzęt albo prawa (art. 158 § 1 KSH).
• Udziały nierówne albo uprzywilejowane, na przykład do trzech głosów na udział (art. 174 § 3 i 4 KSH), i inny niż proporcjonalny podział zysku (art. 191 § 2 i 3 KSH).
• Prawo pierwszeństwa, zakazy i inne ograniczenia sprzedaży udziałów (art. 182 § 1 KSH), a także zasady wejścia spadkobierców (art. 183 KSH).
• Dopłaty wspólników w oznaczonej wysokości (art. 177 KSH) i powtarzające się świadczenia niepieniężne (art. 176 KSH).
• Przymusowe umorzenie udziałów z określonymi przesłankami (art. 199 § 1 KSH).
• Niestandardowe zasady powoływania zarządu, kadencji i reprezentacji (art. 201 § 4, art. 202 i art. 205 KSH).

Taka elastyczność ma swoją cenę. Dochodzi taksa notarialna i wypisy, opłata sądowa wynosi 500 zł zamiast 250 zł, a wspólnicy muszą spotkać się u notariusza albo działać przez pełnomocników. Jeśli wystarczą Ci standardowe zasady, wnosicie pieniądze i nie macie szczególnych uzgodnień, wzorzec z S24 zwykle wystarcza. Jeśli jeden wspólnik wnosi pieniądze, drugi know-how, a trzeci ma mieć prawo sprzeciwu, wzorzec tego nie opisze.

Czego umowa nie reguluje, a co wynika z KSH

Brak postanowienia nie oznacza luki, bo KSH ma reguły domyślne. Jeśli umowa milczy, zysk dzieli się proporcjonalnie do udziałów (art. 191 § 3 KSH). Zarząd wieloosobowy reprezentuje spółkę przez dwóch członków albo członka z prokurentem (art. 205 § 1 KSH). Uchwały o zmianie umowy zapadają większością dwóch trzecich głosów (art. 246 § 1 KSH). Warto znać te zasady, bo chodzi o ustalenia, które często zakłada się po cichu, a które obowiązują także wtedy, gdy nikt ich nie zapisał.

Nawet szczegółowa umowa nie zastąpi porozumienia wspólników, na przykład o tym, kto ile czasu poświęca firmie albo co się stanie, gdy jeden z nich zechce odejść. Część wspólników spisuje takie ustalenia osobno, poza umową spółki.

Zmiana umowy spółki z o.o.

Zmiana umowy wymaga uchwały wspólników i wpisu do KRS (art. 255 § 1 KSH). Uchwała powinna być zaprotokołowana przez notariusza (art. 255 § 3 KSH), a zmiana staje się skuteczna dopiero po wpisie. Wyjątkiem jest spółka założona na wzorcu w S24: zmian w zakresie postanowień zmiennych dokonuje się tam online na wzorcu uchwały (art. 255 § 4 KSH), bez notariusza. Głos oddają wtedy wszyscy wspólnicy (art. 240¹ § 2 KSH), a taka uchwała jest równoważna uchwale w protokole notarialnym.

Wzorca nie da się zmienić w każdym miejscu. Rozporządzenie wyłącza stawających z § 1, wkłady pieniężne z § 9 i datę końca pierwszego roku obrotowego z § 17 ust. 2 (§ 13 rozporządzenia). Własne postanowienia, których wzorzec nie przewiduje, możesz wprowadzić wyłącznie uchwałą notarialną. Zanim to zrobisz, sprawdź, czy nie zamknie to spółce dalszego korzystania ze wzorców S24. Szczegóły uchwał opisujemy w tekście o uchwałach wspólników.

Umowa w gotowej spółce

Wszystkie spółki z naszej oferty zostały założone w S24, więc ich umowa jest zawarta na wzorcu tego systemu. Możesz ją przeczytać przed zakupem, w tym warianty dotyczące reprezentacji i zbycia udziałów. Nazwę, adres i PKD zmienimy w jednym wniosku, od którego płacisz jedną opłatę sądową 200 zł. Pod tym względem gotowa spółka jest wygodna, bo nie wybierasz wszystkiego od zera. Nową spółkę z własnymi wariantami ustawisz natomiast w ramach rejestracji spółki.