Polityka prywatności
Jakie dane zbieramy w formularzu i przy zakupie spółki, po co ich używamy, jak długo je trzymamy i jakie masz prawa.
Obowiązuje od 7 listopada 2026 r.
Poniżej wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy, po co ich używamy, na jakiej podstawie, jak długo je przechowujemy i jakie masz wobec nas prawa. Jeśli coś budzi wątpliwości, napisz do nas.
1. Kto jest administratorem Twoich danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest VKANCELARIA Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem al. Jana Pawła II 80/4, 00-175 Warszawa, Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS 0001277504, NIP 5253114541, kapitał zakładowy 5 000 zł.
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na adres kontakt@vkancelaria.com.
Ta polityka dotyczy danych, o których przetwarzaniu decyduje VKANCELARIA. Wirtualne biuro i księgowość prowadzą inne firmy naszej grupy: VBIURO, VSTREFA i VKSIĘGOWOŚĆ. Jeśli podpiszesz umowę z jedną z nich, administratorem danych podanych tej firmie jest ona sama, a zasady opisuje jej własna polityka prywatności.
2. Jakie dane przetwarzamy
Zakres danych zależy od tego, w jakiej sprawie się z nami kontaktujesz.
| Kogo dotyczy | Jakie dane |
|---|---|
| Osoba wysyłająca formularz | Imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, jeśli go podasz, temat, spółka, o którą pytasz, liczba wspólników przy rejestracji, treść wiadomości, zaznaczone dodatkowe oferty, język i adres strony z formularzem, a jeśli wszedłeś na stronę z reklamy: identyfikator kliknięcia Google (gclid, gbraid lub wbraid) i parametry utm z adresu strony |
| Osoba pisząca do nas e-mailem | Adres e-mail, imię i nazwisko oraz to, co podasz w wiadomości |
| Kupujący spółkę, zamawiający rejestrację, wspólnicy i członkowie zarządu | Dane potrzebne do dokumentów: imię i nazwisko, PESEL lub dokument tożsamości, adres, a przy rejestracji nowej spółki także dane do faktury |
| Odwiedzający stronę | Adres IP, rodzaj przeglądarki, odwiedzone podstrony i czas wizyty, zapisywane w logach serwera, a za Twoją zgodą także dane z plików cookies i podobnych technologii Google: identyfikatory plików cookies, informacje o urządzeniu i przeglądarce, odwiedzone podstrony i zdarzenia na stronie, np. wysłanie formularza |
Dane wspólników i członków zarządu, których nie dostaliśmy od nich samych, przekazuje nam kupujący albo zamawiający rejestrację. Przetwarzamy je w zakresie podanym w tabeli, a osoba, której dotyczą, ma prawa opisane w pkt 5.
3. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie
| Cel | Podstawa prawna | Jak długo przechowujemy |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty | Art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO: działania przed zawarciem umowy oraz nasz prawnie uzasadniony interes, czyli obsługa zapytań | Przez czas korespondencji |
| Zawarcie i wykonanie umowy: przeprowadzenie zakupu spółki, przygotowanie dokumentów do rejestracji i zmian | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: wykonanie umowy | Przez czas wykonania umowy, a potem do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Wystawianie faktur i dokumentacja rozliczeniowa | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO: obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości | 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: prawnie uzasadniony interes | Do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Bezpieczeństwo strony i ochrona formularza przed nadużyciami | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: prawnie uzasadniony interes | Logi serwera nie dłużej niż 60 dni |
| Ustalenie, z której reklamy przyszło zapytanie | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: prawnie uzasadniony interes, czyli ocena skuteczności reklam | Razem z zapytaniem, przez czas korespondencji |
| Analiza ruchu na stronie (Google Analytics) i pomiar skuteczności reklam (Google Ads), w tym liczenie wysłanych formularzy | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO: Twoja zgoda wyrażona w oknie zgód; zapis i odczyt plików cookies w Twoim urządzeniu: art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej | Do wycofania zgody; dane w Google Analytics nie dłużej niż 14 miesięcy, pliki cookies Google wygasają najpóźniej po 2 latach |
| Zliczanie odwiedzin i konwersji bez zgody, w trybie ograniczonym narzędzi Google (bez plików cookies) | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: prawnie uzasadniony interes, czyli pomiar skuteczności reklam | Nic nie jest zapisywane w Twoim urządzeniu; Google przetwarza przesłane informacje według swoich zasad |
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych potrzebnych do odpowiedzi lub do zawarcia umowy nie będziemy mogli odpowiedzieć na zapytanie ani wykonać usługi.
4. Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy danych. Strona, formularz i nasza poczta działają na serwerze dzierżawionym od OVHcloud, dane o odwiedzinach przetwarzają narzędzia Google opisane niżej, a jeśli zaznaczysz w formularzu ofertę na wirtualne biuro lub księgowość, dane otrzyma także firma z naszej grupy, która ją przygotuje. Pozostałe dane przekazujemy wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego usługa albo przepisy.
| Komu | W jakim zakresie |
|---|---|
| OVHcloud: serwer, na którym działa strona i poczta | Przechowywanie danych z formularza i e-maili oraz logi serwera |
| Google: usługa Gemini w filtrze antyspamowym poczty | Treść e-maili przychodzących na nasze skrzynki, sprawdzana automatycznie pod kątem spamu i oszustw |
| Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) i Google LLC: Google Tag Manager, Google Analytics i Google Ads | Dane o odwiedzinach: identyfikatory plików cookies, adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, odwiedzone podstrony, zdarzenia na stronie (np. wysłanie formularza, bez jego treści) i identyfikator kliknięcia reklamy. W pełnym zakresie za Twoją zgodą, bez zgody tylko podstawowe informacje techniczne w trybie ograniczonym. Przy Google Analytics Google działa jako nasz podmiot przetwarzający, przy Google Ads także jako odrębny administrator (zasady: policies.google.com/privacy) |
| Firmy naszej grupy: VBIURO Sp. z o.o. (KRS 0001157043), VSTREFA Sp. z o.o. (KRS 0001224934), VKSIĘGOWOŚĆ Sp. z o.o. (KRS 0001156919) | Imię i nazwisko, e-mail i telefon, tylko gdy zaznaczysz w formularzu ofertę na wirtualne biuro lub księgowość, w celu przygotowania tej oferty |
| Sprzedający udziały (spółka wskazana w umowie sprzedaży udziałów) | Dane kupującego i wspólników potrzebne do umowy sprzedaży udziałów i dokumentów zmian: imię i nazwisko, PESEL lub dane dokumentu tożsamości, adres |
| Biuro rachunkowe | Dane potrzebne do rozliczeń |
| Sąd rejestrowy i urzędy | Dane z dokumentów składanych przy zakupie, rejestracji lub zmianach w spółce |
| Organy państwowe | Wyłącznie na żądanie wynikające z przepisów prawa |
Serwer z naszą stroną i pocztą stoi w Polsce, więc dane z formularza i skrzynek przechowujemy w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Poza EOG, do Google LLC w Stanach Zjednoczonych, mogą trafić e-maile sprawdzane przez filtr antyspamowy Google oraz dane z narzędzi Google Tag Manager, Google Analytics i Google Ads. Takie przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework, w którym Google LLC uczestniczy) albo standardowych klauzul umownych.
5. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
- usunięcia danych, jeśli nie mamy podstawy, żeby dalej je przetwarzać,
- ograniczenia przetwarzania, czyli wstrzymania go do czasu wyjaśnienia sprawy,
- przenoszenia danych przekazanych nam na podstawie zgody albo umowy,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
- wycofania zgody w każdej chwili, np. linkiem „Ustawienia cookies” w stopce strony; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem.
Żeby skorzystać z tych praw, napisz na adres kontakt@vkancelaria.com. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
Jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
6. Czy podejmujemy decyzje automatycznie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Nie stosujemy też profilowania w tym rozumieniu.
7. Pliki cookies
Pliki cookies to małe pliki tekstowe zapisywane w Twojej przeglądarce. Na stronie działa Google Tag Manager, który za Twoją zgodą uruchamia Google Analytics i Google Ads. Twój wybór z okna zgód zapisujemy w pamięci przeglądarki (localStorage), żeby nie pytać przy każdej wizycie.
| Rodzaj | Do czego służą | Czy wymagają zgody |
|---|---|---|
| Niezbędne | Zapamiętanie Twojego wyboru w oknie zgód | Nie |
| Analityczne (Google Analytics, np. _ga, _ga_*) | Statystyka odwiedzin i tego, jak korzystasz ze strony | Tak |
| Funkcjonalne | Zapamiętanie ustawień i dopasowanie treści w narzędziach Google | Tak |
| Marketingowe (Google Ads, np. _gcl_au) | Pomiar skuteczności reklam, w tym liczenie wysłanych formularzy, i dopasowanie reklam na innych stronach | Tak |
Zgodę wyrażasz w oknie zgód przy pierwszej wizycie. Możesz ją w każdej chwili zmienić lub wycofać linkiem „Ustawienia cookies” w stopce strony albo usuwając dane witryny w ustawieniach przeglądarki.
Bez zgody narzędzia Google działają w trybie ograniczonym: nie zapisują plików cookies analitycznych ani reklamowych, a przesyłają tylko podstawowe informacje techniczne o odwiedzinach (m.in. adres strony, informacje o przeglądarce, adres IP i stan zgody), z których Google zlicza i modeluje odwiedziny i konwersje. Dane zapisane przez narzędzia Google w czasie, gdy zgoda obowiązywała, zostają w przeglądarce do ich wygaśnięcia albo usunięcia danych witryny; po wycofaniu zgody nowe nie są zapisywane.
Identyfikator kliknięcia reklamy i parametry utm z adresu strony, na którą wszedłeś, trzymamy tylko w pamięci otwartej karty, bez zapisywania w przeglądarce, i wysyłamy je razem z formularzem. Używamy ich tylko po to, by wiedzieć, z której reklamy przyszło zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
8. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka. Połączenie ze stroną jest szyfrowane, a dostęp do danych mają tylko upoważnione osoby i tylko w zakresie potrzebnym do pracy.
9. Zmiany polityki
Aktualizujemy tę politykę, gdy zmieniają się przepisy albo sposób działania naszych usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.
Polityka w wersji 1.0 obowiązuje od 7 listopada 2026 r..
Ostatnia aktualizacja: 7 listopada 2026 r.