Що після відкриття sp. z o.o.: перелік обов’язків і термінів

Після відкриття sp. z o.o. треба подати PCC-3 протягом 14 днів від договору, внести капітал і подати заяву правління протягом 7 днів від внесення до реєстру, повідомити бенефіціарів до CRBR протягом 14 робочих днів, а в податковій доповнити NIP-8 протягом 21 дня. Якщо компанія має розраховувати VAT, до першого продажу вона подає також VAT-R. До цього додаються ZUS, бухгалтерія і KSeF.

Терміни спливають по-різному, а перший починається ще до рішення суду, тож один із них легко пропустити. Тому ми зібрали їх в одному місці, у тому порядку, в якому вони настануть. Більшість цих документів входить у ціну реєстрації компанії sp. z o.o., а бухгалтерію може вести VKSIĘGOWOŚĆ, бухгалтерське бюро нашої групи. Більше про цю послугу знайдете на сторінці бухгалтерія компанії.

Що після відкриття sp. z o.o.: перелік термінів

Перші дні: PCC-3, капітал і заява правління

PCC-3 — це декларація податку від договору товариства. Ставка становить 0,5% (ст. 7 ч. 1 п. 9 закону про PCC), а сплачує його компанія. При капіталі 5 000 zł і судовому зборі 250 zł податок становить 24 zł. Термін рахується від укладення договору, а не від внесення до KRS, тож може сплисти раніше, ніж ви очікуєте.

У компанії, яку відкривають у S24, капітал треба внести не пізніше ніж через 7 днів після внесення до реєстру. Заяву правління про внесення внесків можна додати до заяви про реєстрацію, якщо капітал уже сплачено, або подати її протягом 7 днів після внесення до KRS. Її підписують усі члени правління і відповідають за її правдивість, тож підписуйте її лише після оплати. Для цього потрібен рахунок, який варто відкрити одразу. Номер рахунку пізніше потрапить до NIP-8.

Податкова: NIP-8, VAT-R, UPL-1 і ZAW-FA

Компанія отримує NIP і REGON у межах реєстрації в KRS, тож окремої заяви про номер не подає. NIP-8 — це форма з додатковими даними, такими як банківський рахунок, адреса зберігання бухгалтерської документації і дані особи, яка веде облік (ст. 5 ч. 2b п. 2 закону про NIP). Коли ці дані пізніше зміняться, оновлення подають протягом 7 днів (ст. 9 ч. 1).

VAT-R подає компанія, яка має бути активним платником VAT або матиме операції з фірмами з ЄС. Не кожна компанія мусить це робити, бо при невеликих продажах можна користуватися звільненням. Правила, винятки і ситуації, в яких звільнена компанія теж потребує реєстрації, описуємо у статті про VAT і VAT-UE в компанії.

UPL-1 — це довіреність, завдяки якій бухгалтерське бюро подає податкові декларації від імені компанії. ZAW-FA вказує особу, уповноважену працювати з KSeF. Ці дві форми подають тоді, коли компанією займається бюро, а не саме правління.

ZUS після відкриття компанії

Сама компанія починає розраховуватися із ZUS, польською установою соціального страхування, коли когось працевлаштовує. Тоді вона реєструється як платник внесків на ZUS ZPA, а працівника — на ZUA. Інакше в одноосібній компанії: єдиний учасник реєструється особисто протягом 7 днів від внесення до KRS і сплачує 2 618,87 zł на місяць у 2026 р., без добровільного внеску на випадок хвороби. Подробиці — у статті про внески єдиного учасника. Під час реєстрації ZUS ZPA і довіреність PEL-ZUS підготуємо на бажання.

KSeF і e-Doręczenia в новій компанії

KSeF, тобто Національна система електронних фактур, — це державна система, через яку проходять фактури. Отримання фактур у KSeF обов’язкове з 1 лютого 2026 р. Найбільші фірми виставляють у ній фактури з тієї самої дати, а решта — з 1 квітня 2026 р. (ст. 106ga закону про VAT і інформація Міністерства фінансів). Це стосується також компаній, звільнених від VAT. До кінця 2026 р. виставляти фактури поза системою можна лише тоді, коли продаж брутто на таких фактурах не перевищує 10 000 zł на місяць (ст. 145m закону про VAT), а з 1 січня 2027 р. цей ліміт перестає діяти.

У новій компанії це означає налаштування доступу ще до першої фактури. Правління отримує доступ до системи, а ZAW-FA передає повноваження бухгалтеру або бюро. 20 жовтня 2026 р. уряд направив до Сейму проєкт, що відтерміновує штрафи за помилки в KSeF (друк № 3245), але він не змінює самого обов’язку, а на дату публікації цієї статті не є законом.

Друга скринька — e-Doręczenia, тобто офіційна електронна пошта. Компанія, яку вносять до KRS, створює адресу під час реєстрації, а заява є частиною документів, які подають у S24 або в Порталі судових реєстрів. Скриньку треба потім активувати, бо адреса з’являється в базі лише після активації. Повідомлення про активацію надходить вказаному адміністраторові, тож вкажіть робочий e-mail і перевіряйте скриньку. Віртуальний офіс обслуговує паперові листи, але не замінює цієї скриньки.

Бухгалтерія sp. z o.o. з першого дня

Компанія веде повний бухгалтерський облік також тоді, коли ще нічого не продала (ст. 2 ч. 1 п. 1 закону про бухгалтерський облік, польською). Бюро варто обрати до першої фактури, бо від нього залежить обіг документів, вибір ставки податку і дані в NIP-8. Передайте йому договір товариства, номер KRS, інформацію про реєстрацію VAT і дані рахунку. Перший фінансовий рік може бути довшим: якщо компанія почала діяти в другій половині року, перший податковий рік може тривати до кінця наступного року (ст. 8 ч. 2a закону про CIT, польською), якщо так вирішено.

Постійні терміни протягом року

Звіт подають також за рік без продажу. На чергових зборах учасники затверджують звіт, вирішують щодо прибутку чи збитку і надають правлінню абсолюторіум, тобто підтверджують виконання обов’язків. В одноосібній компанії єдиний учасник ухвалює ці рішення сам, але також оформлює їх письмово.

Що повідомляти при змінах у компанії

Зміна даних у KRS потребує заяви протягом 7 днів від події (ст. 22 закону про KRS, польською). Судовий збір за заяву про зміни — 200 zł при зміні за шаблоном рішення в S24 і 250 zł поза S24, напр. у нотаріуса, незалежно від кількості змін у заяві, тож краще поєднувати кілька змін в одній заяві. Зміна учасника потребує запису в книзі часток, нового списку учасників і часто оновлення CRBR протягом 14 днів. Зміна адреси може змінити податкову, а отже, потребує оновлення VAT-R.

Скільки коштує утримання sp. z o.o.

Однієї суми немає, бо вартість залежить від кількості учасників, документів і працівників. Нижче зібрали позиції, які трапляються в типовій невеликій компанії, із цінами нашої групи там, де вони нам відомі.

В одноосібній компанії без працівників, при 1–10 документах, із бухгалтерією та адресою при щомісячній оплаті постійні щомісячні позиції з таблиці — це 2 618,87 zł ZUS і 559 zł нетто за послуги на місяць. У компанії з двома учасниками позиція ZUS через частки відпадає. Статутний капітал не є витратою на утримання, бо належить компанії.

Що після купівлі готової компанії

Для готової компанії перелік коротший, бо компанія існує, має NIP і розрахунки ведуться. Натомість додається переймання документів і оновлення даних. Заяву до KRS, CRBR і NIP-8, UPL-1 та ZAW-FA готуємо в ціні. На вашому боці залишається вибір бухгалтерії, адреси і, якщо всі частки купує одна особа, реєстрація в ZUS протягом 7 днів від дня набуття часток. Список доступних компаній знайдете на сторінці готові компанії.

Якщо хочете одне місце для бухгалтерії та цих термінів, перегляньте сторінку бухгалтерія компанії. VKSIĘGOWOŚĆ веде облік, декларації і звіти, а її договір окремий від послуги реєстрації, тож бюро можете обрати й інше.