VAT і VAT-UE у sp. z o.o.: коли вони потрібні

VAT-UE у sp. z o.o. — це реєстрація для операцій із фірмами з інших країн Європейського Союзу. Компанія подає її на формі VAT-R до першої такої операції, а її номером є звичайний NIP із префіксом PL. Вона потрібна при поставках і купівлях товарів у ЄС та при більшості послуг, наданих фірмам із ЄС або куплених у них.

Сам VAT — це інше. Компанія реєструється як активний платник VAT, коли хоче додавати VAT до фактур і відраховувати його з купівель або коли мусить це зробити. Нижче пояснюємо різницю, показуємо ситуації, в яких обов’язок з’являється несподівано, а наприкінці пояснюємо, як перевірити статус компанії, також тієї, яку хочете купити зі списку готових компаній.

NIP, активний VAT і VAT-UE: чим вони відрізняються

Ці три поняття часто плутають, бо всі вони спираються на той самий номер. Це не три номери, а один номер і дві окремі реєстрації.

Варто також розрізняти форму і декларацію зі схожою назвою. VAT-R — це реєстраційне подання, яке подають один раз, а потім оновлюють. VAT-UE — це також назва зведеної інформації, яку компанія подає за місяці з операціями в ЄС. Кажучи «маю VAT-UE», люди мають на увазі реєстрацію, а кажучи «подати VAT-UE» — цю інформацію.

Коли sp. z o.o. потрібен VAT-UE

Компанія, яка є активним платником VAT, повідомляє про намір до дня першої внутрішньоспільнотної поставки або набуття (ст. 97 ч. 1). Компанія, звільнена від VAT, теж може потребувати цієї реєстрації, що дивує багатьох власників (ст. 97 ч. 2 і 3). Ось типові ситуації.

• Ви продаєте товари фірмі з ЄС, і товар виїжджає з Польщі. Це внутрішньоспільнотна поставка товарів (WDT). Ставка 0% залежить, зокрема, від того, чи має покупець правильний номер VAT, чи маєте ви докази вивезення і чи ви зареєстровані як платник VAT-UE, коли подаєте декларацію (ст. 42 ч. 1).
• Ви купуєте товари у фірми з ЄС, і вони потрапляють до Польщі. Це внутрішньоспільнотне набуття (WNT). Компанія, звільнена від VAT, може уникнути цієї реєстрації, поки вартість таких купівель за рік не перевищить 50 000 zł (ст. 10 ч. 1 п. 2).
• Ви надаєте послуги фірмі з ЄС, наприклад програмування чи маркетинг. Як правило, місцем оподаткування є країна клієнта (ст. 28b), а ви вказуєте на фактурі номер із префіксом PL.
• Ви купуєте послуги у фірми з ЄС, наприклад інтернет-рекламу в компанії з Ірландії. Це стосується також компанії, звільненої від VAT: до першої такої купівлі вона мусить зареєструватися (ст. 97 ч. 3 п. 1).

Останній випадок найчастіший і його найлегше пропустити. Власник відкриває нову компанію, звільнений від VAT, і запускає рекламу. Розрахунок за рекламу відбувається із закордонною фірмою, тож компанія повинна мати VAT-UE до першої купівлі, а не лише тоді, коли це помітить бухгалтер. Звільнена компанія не відрахує податку з такої послуги, тож він стає її витратою.

VAT-UE не потрібен для самого продажу за межі ЄС чи купівель у польських фірм. Торгівля з країнами поза ЄС, наприклад із Великою Британією чи Україною, може натомість потребувати номера EORI. EORI готуємо опційно, якщо він вам потрібен.

Чи мусить нова компанія бути активним платником VAT

Не завжди. Компанія користується звільненням, якщо її продаж не перевищив 240 000 zł ні в попередньому, ні в поточному році (ст. 113 ч. 1). Компанія, яка починає протягом року, рахує ліміт пропорційно до періоду діяльності (ст. 113 ч. 9). Приклад: при старті 1 липня 2026 р. діяльність охоплює 184 з 365 днів, тож ліміт на цей рік становить близько 120 986 zł. Звільнення втрачає силу з операції, якою перевищено ліміт (ст. 113 ч. 5).

Звільнення доступне не всім. Незалежно від оборотів його не застосовують, зокрема, до юридичних, консультаційних, ювелірних послуг і стягнення боргів, а також до поставок окремих товарів (ст. 113 ч. 13). Якщо збираєтеся консультувати фірми, компанія з першої фактури буде активним платником VAT.

Ви можете також відмовитися від звільнення добровільно (ст. 113 ч. 4). Це має сенс, коли ваші клієнти — фірми, які відраховують VAT, а ви на старті маєте великі купівлі з VAT до відрахування. Якщо продаєте приватним особам, звільнення зазвичай означає нижчу кінцеву ціну. Ці залежності варто порахувати з бухгалтером до першої фактури.

Як подати VAT-R у sp. z o.o.

Компанія подає VAT-R до начальника відповідної податкової до дня першої оподатковуваної операції (ст. 96 ч. 1). Відповідна податкова залежить від місцезнаходження компанії. У тій самій формі ви позначаєте, чи буде компанія платником VAT-UE. Реєстрація VAT не автоматична. Начальник перевіряє дані і може відмовити в реєстрації, якщо, наприклад, дані неправдиві або немає контакту з особою чи її представником (ст. 96 ч. 4a).

Тож підготуйте відповіді на прості запитання: чим займається компанія, хто її представляє, де її можна застати і за якою адресою вона отримує листи. Податкова може оцінювати узгодженість і реальність діяльності, а сама адреса віртуального офісу не виключає реєстрації. Ніхто не може пообіцяти, що податкова завжди зареєструє компанію, бо це її рішення. При реєстрації компанії VAT-R входить у ціну разом із NIP-8, PCC-3, UPL-1 і ZAW-FA.

Обов’язки після реєстрації VAT-UE

Реєстрація — це початок. Відтепер компанія має постійні розрахунки, а пропуск одного з них може підвищити податок з операції.

При WDT компанія має додаткову умову: докази, що товар фактично дійшов до покупця в іншій країні. Збирайте їх одразу, бо ви мусите мати їх до спливу терміну подання декларації за відповідний період (ст. 42 ч. 1 п. 2).

Коли компанія може втратити VAT або VAT-UE

Статус платника не дається раз і назавжди. Закон про VAT передбачає виключення з реєстру VAT з ініціативи податкової компанії, яка протягом шести місяців поспіль або двох кварталів подає декларації без продажу, без придбання товарів і послуг і без імпорту з податком до відрахування або не подає декларацій за три місяці поспіль чи квартал (ст. 96 ч. 9a п. 2 і 3). Для VAT-UE закон передбачає виключення вже після трьох місяців або кварталу таких декларацій (ст. 97 ч. 15) або після трьох місяців без належної зведеної інформації (ст. 97 ч. 15a). Виключення з VAT означає також втрату VAT-UE (ст. 97 ч. 16).

Це ризик, а не неминучість, тому покупець перевіряє статус у день ухвалення рішення. Активний VAT і VAT-UE компаній з нашого списку ми перевіряємо в день продажу, а для кожної вказуємо номер KRS, тож ви самі перевірите його за хвилину в Білому списку платників VAT і у VIES.

Як перевірити VAT і VAT-UE компанії

Статус будь-якої компанії перевірите самі й безкоштовно. Список готових компаній вказує номер KRS, а не NIP, тож починаєте саме з нього.

1. Введіть номер KRS у пошуковику KRS і відкрийте витяг компанії.
2. Прочитайте у витягу NIP компанії.
3. Введіть NIP у Реєстрі платників VAT, так званому Білому списку. Ви побачите статус: активний, звільнений або незареєстрований.
4. Введіть PL і NIP у європейському пошуковику VIES. Тут перевірите, чи номер працює в операціях у ЄС.

Той самий спосіб служить для перевірки контрагентів. Перед фактурою зі ставкою 0% перевірте номер клієнта у VIES і збережіть результат.

VAT у готовій компанії і в новій компанії

Нова компанія починає з VAT-R і чекає на рішення податкової. Готові компанії з нашої пропозиції мають VAT-UE, а платником залишається та сама компанія, бо ви купуєте її частки, а не нову фірму. NIP не змінюється, навіть коли змінюєте назву, адресу і PKD, але зміна адреси може змінити податкову, про що треба повідомити в оновленні. Перевірте статус на день купівлі описаним вище способом, а при подальшому веденні компанії пам’ятайте про правила виключення. Якщо для вас важлива дата внесення до KRS, перегляньте, що таке готова компанія і як проходить купівля, а інші терміни знайдете в обов’язках після реєстрації компанії.