Нижче пояснюємо, які персональні дані ми обробляємо, навіщо їх використовуємо, на якій підставі, як довго зберігаємо і які у вас є права. Якщо щось незрозуміло, напишіть нам.
1. Хто є адміністратором ваших даних
Адміністратором ваших персональних даних є VKANCELARIA Sp. z o.o. із зареєстрованим офісом за адресою al. Jana Pawła II 80/4, 00-175 Warszawa, Районний суд для м. ст. Варшави у Варшаві, XII господарський відділ Національного судового реєстру, KRS 0001277504, NIP 5253114541, статутний капітал 5 000 zł.
З усіх питань щодо персональних даних пишіть на адресу kontakt@vkancelaria.com.
Ця політика стосується даних, про обробку яких вирішує VKANCELARIA. Віртуальний офіс і бухгалтерію ведуть інші фірми нашої групи: VBIURO, VSTREFA і VKSIĘGOWOŚĆ. Якщо ви підпишете договір з однією з них, адміністратором наданих їй даних є ця фірма, а правила описує її власна політика конфіденційності.
2. Які дані ми обробляємо
Обсяг даних залежить від того, з якого питання ви до нас звертаєтеся.
| Кого стосується | Які дані |
|---|---|
| Особа, яка надсилає форму | Ім’я та прізвище, адреса e-mail, телефон, якщо ви його вкажете, тема, компанія, про яку ви запитуєте, кількість учасників при реєстрації, текст повідомлення, позначені додаткові пропозиції, мова та адреса сторінки з формою, а якщо ви перейшли на сайт із реклами: ідентифікатор кліку Google (gclid, gbraid або wbraid) і параметри utm з адреси сторінки |
| Особа, яка пише нам e-mail | Адреса e-mail, ім’я та прізвище і те, що ви вкажете в повідомленні |
| Покупці компаній, замовники реєстрації, учасники та члени правління | Дані, потрібні для документів: ім’я та прізвище, PESEL або документ, що посвідчує особу, адреса, а під час реєстрації нової компанії також дані для фактури |
| Відвідувачі сайту | IP-адреса, тип браузера, відвідані сторінки та час візиту, які записуються в журналах сервера, а за вашою згодою також дані з файлів cookies і подібних технологій Google: ідентифікатори cookies, інформація про пристрій і браузер, відвідані сторінки та події на сайті, наприклад надсилання форми |
Дані учасників і членів правління, які ми отримали не від них самих, надає покупець або замовник реєстрації. Ми обробляємо їх в обсязі, зазначеному в таблиці, а особа, якої вони стосуються, має права, описані в п. 5.
3. Навіщо ми обробляємо дані і на якій підставі
| Мета | Правова підстава | Як довго зберігаємо |
|---|---|---|
| Відповідь на запит і підготовка пропозиції | Ст. 6 ч. 1 літ. b і f GDPR: дії до укладення договору та наш законний інтерес, тобто обробка запитів | Протягом листування |
| Укладення і виконання договору: супровід купівлі компанії, підготовка документів для реєстрації та змін | Ст. 6 ч. 1 літ. b GDPR: виконання договору | Протягом виконання договору, а потім до спливу строку позовної давності |
| Виставлення фактур і розрахункова документація | Ст. 6 ч. 1 літ. c GDPR: юридичний обов’язок за податковим законодавством і законодавством про бухгалтерський облік | 5 років від кінця року, в якому сплив строк сплати податку |
| Встановлення, пред’явлення і захист вимог | Ст. 6 ч. 1 літ. f GDPR: законний інтерес | До закінчення строку давності вимог |
| Безпека сайту і захист форми від зловживань | Ст. 6 ч. 1 літ. f GDPR: законний інтерес | Журнали сервера не довше 60 днів |
| Встановлення, з якої реклами надійшов запит | Ст. 6 ч. 1 літ. f GDPR: законний інтерес, тобто оцінка ефективності реклами | Разом із запитом, протягом листування |
| Аналіз трафіку на сайті (Google Analytics) і вимірювання ефективності реклами (Google Ads), зокрема підрахунок надісланих форм | Ст. 6 ч. 1 літ. a GDPR: ваша згода, надана у вікні згод; запис і зчитування cookies на вашому пристрої: ст. 399 польського Закону про електронні комунікації | До відкликання згоди; дані в Google Analytics не довше 14 місяців, cookies Google спливають не пізніше ніж через 2 роки |
| Підрахунок відвідувань і конверсій без згоди, в обмеженому режимі інструментів Google (без cookies) | Ст. 6 ч. 1 літ. f GDPR: законний інтерес, тобто вимірювання ефективності реклами | На вашому пристрої нічого не зберігається; Google обробляє надіслану інформацію за своїми правилами |
Надання даних є добровільним, але без даних, потрібних для відповіді чи укладення договору, ми не зможемо відповісти на запит або виконати послугу.
4. Кому ми передаємо дані
Ми не продаємо дані. Сайт, форма і наша пошта працюють на сервері, орендованому в OVHcloud, дані про відвідування обробляють інструменти Google, описані нижче, а якщо ви позначите у формі пропозицію на віртуальний офіс або бухгалтерію, ваші дані отримає також фірма з нашої групи, яка її підготує. Інші дані ми передаємо лише тоді, коли цього вимагає послуга або закон.
| Кому | В якому обсязі |
|---|---|
| OVHcloud: сервер, на якому працюють сайт і пошта | Зберігання даних з форми та email, а також журнали сервера |
| Google: сервіс Gemini у фільтрі спаму нашої пошти | Зміст e-mail, які надходять на наші скриньки, автоматично перевіряється на спам і шахрайство |
| Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ірландія) і Google LLC: Google Tag Manager, Google Analytics і Google Ads | Дані про відвідування: ідентифікатори cookies, IP-адреса, інформація про пристрій і браузер, відвідані сторінки, події на сайті (наприклад надсилання форми, без її змісту) та ідентифікатор кліку реклами. У повному обсязі за вашою згодою, без згоди лише базова технічна інформація в обмеженому режимі. Для Google Analytics Google діє як наш обробник, для Google Ads також як окремий адміністратор (правила: policies.google.com/privacy) |
| Фірми нашої групи: VBIURO Sp. z o.o. (KRS 0001157043), VSTREFA Sp. z o.o. (KRS 0001224934), VKSIĘGOWOŚĆ Sp. z o.o. (KRS 0001156919) | Ім’я та прізвище, e-mail і телефон, лише якщо ви позначите у формі пропозицію на віртуальний офіс або бухгалтерію, щоб підготувати цю пропозицію |
| Продавець часток (компанія, зазначена в договорі купівлі-продажу часток) | Дані покупця й учасників, потрібні для договору і документів змін: ім’я та прізвище, PESEL або дані документа, адреса |
| Бухгалтерське бюро | Дані, потрібні для розрахунків |
| Реєстровий суд і установи | Дані з документів, які подаються при купівлі, реєстрації або змінах у компанії |
| Державні органи | Лише на вимогу, що випливає із закону |
Сервер із нашим сайтом і поштою розташований у Польщі, тому дані з форми та скриньок ми зберігаємо в Європейській економічній зоні. За межі ЄЕЗ, до Google LLC у Сполучених Штатах, можуть потрапити e-mail, які перевіряє фільтр спаму Google, а також дані з Google Tag Manager, Google Analytics і Google Ads. Така передача відбувається на підставі рішення Європейської комісії про належний рівень захисту (EU-US Data Privacy Framework, учасником якого є Google LLC) або стандартних договірних положень.
5. Ваші права
Ви маєте право на:
- доступ до своїх даних і отримання їх копії,
- виправлення даних, які є неправильними або неповними,
- видалення даних, якщо в нас немає підстав далі їх обробляти,
- обмеження обробки, тобто її призупинення до з’ясування справи,
- перенесення даних, наданих нам на підставі згоди або договору,
- заперечення проти обробки, що ґрунтується на нашому законному інтересі,
- відкликання згоди в будь-який момент, наприклад посиланням «Налаштування cookies» у футері сайту; відкликання не впливає на законність обробки до нього.
Щоб скористатися цими правами, напишіть на адресу kontakt@vkancelaria.com. Ми відповімо без зайвої затримки, не пізніше ніж протягом місяця.
Якщо ви вважаєте, що ми обробляємо ваші дані незаконно, ви можете подати скаргу Голові UODO (польський орган захисту даних): Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
6. Чи ухвалюємо ми рішення автоматично
Ми не ухвалюємо щодо вас рішень лише на основі автоматизованої обробки, які мали б юридичні наслідки або подібним чином істотно впливали на вас. Ми також не застосовуємо профілювання в цьому розумінні.
7. Файли cookies
Файли cookies це невеликі текстові файли, які зберігаються у вашому браузері. На сайті працює Google Tag Manager, який за вашою згодою запускає Google Analytics і Google Ads. Ваш вибір у вікні згод ми зберігаємо в пам’яті браузера (localStorage), щоб не питати під час кожного візиту.
| Вид | Для чого | Чи потрібна згода |
|---|---|---|
| Необхідні | Запам’ятовування вашого вибору у вікні згод | Ні |
| Аналітичні (Google Analytics, напр. _ga, _ga_*) | Статистика відвідувань і того, як ви користуєтеся сайтом | Так |
| Функціональні | Запам’ятовування налаштувань і персоналізація вмісту в інструментах Google | Так |
| Маркетингові (Google Ads, напр. _gcl_au) | Вимірювання ефективності реклами, зокрема підрахунок надісланих форм, і добір реклами на інших сайтах | Так |
Згоду ви надаєте у вікні згод під час першого візиту. Ви можете будь-коли змінити або відкликати її посиланням «Налаштування cookies» у футері сайту або видаливши дані сайту в налаштуваннях браузера.
Без згоди інструменти Google працюють в обмеженому режимі: не зберігають аналітичних і рекламних cookies, а надсилають лише базову технічну інформацію про відвідування (зокрема адресу сторінки, інформацію про браузер, IP-адресу і стан згоди), за якою Google підраховує й моделює відвідування та конверсії. Дані, збережені інструментами Google, поки діяла згода, залишаються в браузері до спливу строку або видалення даних сайту; після відкликання згоди нові дані не зберігаються.
Ідентифікатор кліку реклами і параметри utm зі сторінки входу ми тримаємо лише в пам’яті відкритої вкладки, не зберігаючи їх у браузері, і надсилаємо разом із формою. Використовуємо їх лише для того, щоб знати, з якої реклами надійшов запит (ст. 6 ч. 1 літ. f GDPR).
8. Безпека
Ми застосовуємо технічні та організаційні заходи відповідно до ризику. З’єднання із сайтом зашифроване, а доступ до даних мають лише уповноважені особи й лише в обсязі, потрібному для роботи.
9. Зміни політики
Ми оновлюємо цю політику, коли змінюються закони або спосіб роботи наших послуг. Актуальна версія завжди доступна за цією адресою.
Версія 1.0 політики діє з 7 листопада 2026.
Останнє оновлення: 7 листопада 2026 р.