Фінансова звітність sp. z o.o.: хто, коли і де подає звіт

Фінансовий звіт sp. z o.o. складає правління протягом 3 місяців від кінця фінансового року, учасники затверджують його протягом 6 місяців, а правління подає його до KRS протягом 15 днів від затвердження. При календарному році це означає 31 березня і 30 червня, а до KRS — не пізніше 15 липня, якщо затвердження відбудеться в останній день червня.

Обов’язок стосується також компанії, яка не мала доходів. Нижче пояснюємо, що містить звіт, хто його підписує, як подати його до KRS і що загрожує за запізнення. Наприкінці пишемо, як це виглядає при купівлі готової компанії.

Терміни фінансового звіту sp. z o.o.

Терміни рахують від дати балансу. Більшість компаній має фінансовий рік, що збігається з календарним, тож для 2026 року дата балансу — 31.12.2026. Таблиця показує повний шлях і те, хто відповідає за кожен етап.

Якщо учасники затвердять звіт 20 травня, 15 днів спливають від цієї дати, а не від кінця червня. Звіт, який не затвердили вчасно, однаково треба подати протягом 15 днів після спливу шести місяців, а після затвердження подати повторно разом із документами (ст. 69 ч. 2).

Що містить фінансовий звіт sp. z o.o.

Основний звіт складається з балансу, звіту про прибутки і збитки та додаткової інформації (ст. 45 ч. 2 закону про бухгалтерський облік). Баланс показує, що компанія має і з чого це профінансовано. Звіт про прибутки і збитки показує результат за рік. Додаткова інформація описує прийняті принципи і пояснює позиції. Sp. z o.o. складає також звіт про діяльність (ст. 49 ч. 1), якщо не скористається звільненням для мікро- і малих підприємств.

Статус мікро- чи малого підприємства залежить від трьох показників. Компанія належить до групи, коли не перевищує щонайменше двох із них.

Спрощення не діють самі собою. Рішення про їх застосування і про відмову від звіту про діяльність ухвалює орган, що затверджує звіт, тобто в sp. z o.o. учасники (ст. 49c ч. 1). Варто записати його в рішенні, а при відмові від звіту про діяльність вказати в додатковій інформації потрібні дані про власні частки.

Обов’язковий аудит стосується компанії, яка в попередньому році відповідала щонайменше двом умовам: 50 осіб середньорічної зайнятості, 3 125 000 євро суми активів або 6 250 000 євро чистих доходів (ст. 64 ч. 1 п. 4). Нова компанія зазвичай далеко нижче цих порогів.

Електронна форма і підписи

Компанія, внесена до KRS, складає звіт електронно, у логічній структурі і форматі, опублікованих Міністром фінансів, із кваліфікованим електронним підписом, довіреним або особистим підписом (ст. 45 ч. 1f і 1g). Звичайного PDF чи скану недостатньо. Файл XML найчастіше готує бухгалтерська програма, а Міністерство фінансів надає також застосунок e-Sprawozdania Finansowe.

Підписує особа, якій доручено ведення книг, і правління. При правлінні з кількох осіб є два шляхи: підписують усі члени або щонайменше один, коли інші подадуть заяви, що звіт відповідає вимогам закону (ст. 52 ч. 2 і 2b). Відмова потребує письмового обґрунтування, доданого до звіту. Варто пам’ятати, що за виконання обов’язків за законом відповідає керівник підприємства, тобто правління, навіть коли облік веде бухгалтерське бюро (ст. 4 ч. 5).

Затвердження звіту учасниками

Затвердження відбувається на чергових зборах учасників, які приймають звіт, вирішують щодо розподілу прибутку або покриття збитку і надають абсолюторіум (ст. 228 п. 1 і ст. 231 § 2 KSH). В одноосібній компанії повноваження зборів здійснює єдиний учасник (ст. 156 KSH). Способи ухвалення цих рішень описуємо у статті про рішення учасників sp. z o.o.

Як подати фінансовий звіт до KRS

Документи подають електронно в системі Міністерства юстиції, через Репозитарій фінансових документів. Це не паперова заява і не відправлення поштою. Порядок простий.

1. Підготуйте комплект зі ст. 69 ч. 1: фінансовий звіт, рішення про затвердження і розподіл прибутку чи покриття збитку, а також звіт про діяльність і аудиторський звіт, якщо компанія їх складає.
2. Увійдіть до системи з акаунта, створеного за допомогою кваліфікованого підпису або Profil Zaufany (довірений профіль).
3. Додайте файли і заяву, що документи відповідають вимогам закону про бухгалтерський облік (ст. 19e ч. 6 закону про KRS, польською).
4. Підпишіть подання. Це мусить зробити щонайменше одна особа, уповноважена на представництво, прокурист або ліквідатор, чий PESEL розкрито в KRS (ст. 19e ч. 2). Рішення можна додати як копію, підписану тією самою особою (ст. 19e ч. 3).

Подання в цьому порядку безкоштовне. Якщо ніхто з представників не має PESEL, розкритого в реєстрі, система не прийме безкоштовного подання. Звіт тоді може подати адвокат чи юрисконсульт із відповідною довіреністю (ст. 19e ч. 3a) або треба подати платну заяву. Це часта перешкода в компаніях, якими керують іноземці, тож варто спланувати це заздалегідь.

Компанія, яка передає звіт до KRS, не надсилає його окремо Голові KAS, бо цей обов’язок її не стосується (ст. 27 ч. 2 закону про CIT). Затверджений звіт треба зберігати щонайменше 5 років, рахуючи від початку року, що настає після року затвердження (ст. 74 ч. 1 закону про бухгалтерський облік).

Нульовий звіт: компанія без діяльності

Відсутність доходів не звільняє від звіту. Торговельна компанія веде облік від першої події з майновими чи фінансовими наслідками (ст. 12 ч. 1 п. 1), а нею зазвичай є внесення капіталу. Звіт такої компанії покаже капітал 5 000 zł у пасивах і кошти чи дебіторську заборгованість в активах, а у звіті про прибутки і збитки — мало або нічого. Його називають «нульовим», але він і далі підлягає тим самим термінам, підписам і затвердженню.

Є два винятки, які варто знати. Перший стосується нових компаній: якщо компанія почала діяльність у другій половині фінансового року, облік і звіт за цей період можна поєднати з наступним роком (ст. 3 ч. 1 п. 9). Компанія, яка почала діяльність у липні 2026 р., може тож скласти перший звіт за період до 31.12.2027 р., а схожу можливість для CIT дає ст. 8 ч. 2a закону про CIT. Рішення треба ухвалити з бухгалтером на початку, бо воно впливає на облік і декларації.

Другий виняток стосується зупинення діяльності. За рік, у якому діяльність була зупинена весь час і не було подій із майновими чи фінансовими наслідками, можна не закривати книги (ст. 12 ч. 3b), а чергові збори можуть не відбутися на підставі рішення учасників (ст. 231 § 6 KSH). Справи з цього року тоді переходять на наступні збори.

Що загрожує за неподання фінансового звіту

Наслідки наростають поступово. Реєстровий суд вимагає подати документи і встановлює додатковий 7-денний термін, а якщо вимогу не виконано, накладає на правління штраф, який може повторювати (ст. 24 закону про KRS). Коли, попри вимогу, компанія не подасть звітів за 2 фінансові роки поспіль, суд з власної ініціативи починає провадження про її ліквідацію без ліквідаційної процедури (ст. 25a ч. 1 п. 4 закону про KRS).

Незалежно від цього за неподання звіту до реєстру загрожує штраф або обмеження волі (ст. 79 п. 4 закону про бухгалтерський облік), а за допущення того, що звіт не складено, — штраф або позбавлення волі до 2 років чи обидва покарання разом (ст. 77 п. 2). Відповідає особа, а не компанія, тож це стосується члена правління особисто.

Фінансові звіти при купівлі готової компанії

Фінансові документи будь-якої компанії можете перевірити самі, без посередників. Достатньо номера KRS і публічного переглядача фінансових документів. Нещодавно заснована компанія може ще не мати жодного поданого звіту, бо її перший термін не минув. Старша компанія повинна мати їх за кожен завершений рік.

Готові компанії VKANCELARIA не вели діяльності і не укладали господарських договорів, а декларації і звіти подаються вчасно. Після купівлі відповідальність за наступний звіт переймає нове правління. Компанія, куплена у 2026 р., подає звіт за 2026 р. вже під вашим керівництвом. Абсолюторіум охоплює всіх осіб, які обіймали посаду в цьому році (ст. 231 § 3 KSH), а колишній член правління зобов’язаний надати пояснення, потрібні для звіту (ст. 203 § 3 KSH).

Звіт складають з облікових книг, тож про терміни найкраще думати з першого дня. Бухгалтерію компанії може вести VKSIĘGOWOŚĆ, бухгалтерське бюро нашої групи, але бюро ви обираєте самі. Інші завдання нової компанії знайдете в порадникові що після відкриття sp. z o.o.