Co po założeniu spółki z o.o.: lista obowiązków i terminów

Po założeniu spółki z o.o. trzeba złożyć PCC-3 w 14 dni od umowy, wnieść kapitał i złożyć oświadczenie zarządu w 7 dni od wpisu, zgłosić beneficjentów do CRBR w 14 dni roboczych, a w urzędzie skarbowym uzupełnić NIP-8 w 21 dni. Jeśli spółka ma rozliczać VAT, przed pierwszą sprzedażą składa też VAT-R. Do tego dochodzą ZUS, księgowość i KSeF.

Terminy biegną różnie, a pierwszy zaczyna się jeszcze przed decyzją sądu, więc łatwo jeden z nich przeoczyć. Dlatego zebraliśmy je w jednym miejscu, w kolejności, w jakiej wystąpią. Większość tych dokumentów jest w cenie rejestracji spółki z o.o., a księgowość może prowadzić VKSIĘGOWOŚĆ, biuro rachunkowe naszej grupy. Więcej o tej usłudze znajdziesz na stronie księgowość spółki.

Co po założeniu spółki z o.o.: lista terminów

Pierwsze dni: PCC-3, kapitał i oświadczenie zarządu

PCC-3 to deklaracja podatku od umowy spółki. Stawka wynosi 0,5% (art. 7 ust. 1 pkt 9 ustawy o PCC), a płaci go spółka. Przy kapitale 5 000 zł i opłacie sądowej 250 zł podatek wynosi 24 zł. Termin liczy się od zawarcia umowy, a nie od wpisu do KRS, więc może upłynąć wcześniej, niż się spodziewasz.

W spółce zakładanej w S24 kapitał trzeba wpłacić najpóźniej w ciągu 7 dni od wpisu. Oświadczenie zarządu o wniesieniu wkładów możesz dołączyć do wniosku, jeśli kapitał jest już wpłacony, albo złożyć je w ciągu 7 dni od wpisu do KRS. Podpisują je wszyscy członkowie zarządu i odpowiadają za jego prawdziwość, więc podpisz je dopiero po wpłacie. Do tego potrzebne jest konto, które warto otworzyć od razu. Numer rachunku trafi później do NIP-8.

Urząd skarbowy: NIP-8, VAT-R, UPL-1 i ZAW-FA

Spółka dostaje NIP i REGON w ramach rejestracji w KRS, więc nie składa osobnego wniosku o numer. NIP-8 to formularz z danymi uzupełniającymi, takimi jak rachunek bankowy, adres przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz dane osoby prowadzącej księgi (art. 5 ust. 2b pkt 2 ustawy o NIP). Gdy te dane później się zmienią, aktualizację składa się w 7 dni (art. 9 ust. 1).

VAT-R składa spółka, która ma być podatnikiem VAT czynnym albo będzie miała transakcje z firmami z UE. Nie musi tego robić każda spółka, bo przy niewielkiej sprzedaży można korzystać ze zwolnienia. Zasady, wyjątki i sytuacje, w których zwolniona spółka też potrzebuje rejestracji, opisujemy w tekście o VAT i VAT-UE w spółce z o.o.

UPL-1 to pełnomocnictwo, dzięki któremu biuro rachunkowe składa deklaracje podatkowe w imieniu spółki. ZAW-FA wskazuje osobę uprawnioną do obsługi KSeF. Te dwa formularze składa się wtedy, gdy spółką zajmuje się biuro, a nie sam zarząd.

ZUS po założeniu spółki

Sama spółka zaczyna rozliczać ZUS, gdy kogoś zatrudnia. Jako płatnik składek zgłasza się wtedy na ZUS ZPA, a pracownika na ZUA. Inaczej jest w spółce jednoosobowej: jedyny wspólnik zgłasza się osobiście w 7 dni od wpisu do KRS i płaci 2 618,87 zł miesięcznie w 2026 r., bez dobrowolnej składki chorobowej. Szczegóły są w tekście o składkach jedynego wspólnika. Przy rejestracji ZUS ZPA i upoważnienie PEL-ZUS przygotujemy na życzenie.

KSeF i e-Doręczenia w nowej spółce

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowy system, przez który przechodzą faktury. Odbieranie faktur w KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. Największe firmy wystawiają w nim faktury od tej samej daty, a pozostałe od 1 kwietnia 2026 r. (art. 106ga ustawy o VAT i informacje Ministerstwa Finansów). Dotyczy to także spółek zwolnionych z VAT. Do końca 2026 r. można wystawiać faktury poza systemem tylko wtedy, gdy sprzedaż brutto na takich fakturach nie przekracza 10 000 zł miesięcznie (art. 145m ustawy o VAT), a od 1 stycznia 2027 r. ten limit przestaje działać.

W nowej spółce oznacza to przygotowanie dostępu jeszcze przed pierwszą fakturą. Zarząd uzyskuje dostęp do systemu, a ZAW-FA przekazuje uprawnienia księgowej lub biuru. Rząd skierował do Sejmu 20 października 2026 r. projekt przesuwający kary za błędy w KSeF (druk nr 3245), ale nie zmienia on samego obowiązku, a do dnia publikacji tego tekstu nie jest prawem.

Druga skrzynka to e-Doręczenia, czyli urzędowa poczta elektroniczna. Spółka wpisywana do KRS zakłada adres przy rejestracji, a wniosek jest częścią dokumentów składanych w S24 albo w Portalu Rejestrów Sądowych. Skrzynkę trzeba później aktywować, bo adres pojawia się w bazie dopiero po aktywacji. Wiadomość aktywacyjna trafia do wskazanego administratora, więc podaj działający e-mail i sprawdzaj skrzynkę. Wirtualne biuro obsługuje listy papierowe, ale nie zastępuje tej skrzynki.

Księgowość spółki z o.o. od pierwszego dnia

Spółka prowadzi pełną księgowość także wtedy, gdy jeszcze niczego nie sprzedała (art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Biuro warto wybrać przed pierwszą fakturą, bo od niego zależy sposób obiegu dokumentów, wybór stawki podatku i dane w NIP-8. Przekaż mu umowę spółki, numer KRS, informację o rejestracji do VAT i dane rachunku. Pierwszy rok obrotowy może być dłuższy: jeśli spółka zaczęła działać w drugiej połowie roku, pierwszy rok podatkowy może trwać do końca następnego roku (art. 8 ust. 2a ustawy o CIT), o ile tak ustalono.

Terminy stałe w ciągu roku

Sprawozdanie składa się także za rok bez sprzedaży. Na zwyczajnym zgromadzeniu wspólnicy zatwierdzają sprawozdanie, decydują o zysku lub stracie i udzielają absolutorium zarządowi, czyli potwierdzają wykonanie obowiązków. W spółce jednoosobowej jedyny wspólnik podejmuje te decyzje sam, ale też spisuje uchwały.

Co zgłaszać przy zmianach w spółce

Zmiana danych w KRS wymaga wniosku w ciągu 7 dni od zdarzenia (art. 22 ustawy o KRS). Opłata sądowa za wniosek zmianowy to 200 zł przy zmianie na wzorcu uchwały w S24 i 250 zł poza S24, np. u notariusza, niezależnie od liczby zmian we wniosku, więc lepiej łączyć kilka zmian w jeden wniosek. Zmiana wspólnika wymaga wpisu do księgi udziałów, nowej listy wspólników i często aktualizacji CRBR w 14 dni. Zmiana adresu może zmienić urząd skarbowy, a więc wymaga aktualizacji VAT-R.

Ile kosztuje utrzymanie spółki z o.o.

Nie ma jednej kwoty, bo koszt zależy od liczby wspólników, dokumentów i pracowników. Poniżej zebraliśmy pozycje, które występują w typowej małej spółce, z cenami naszej grupy tam, gdzie je znamy.

W spółce jednoosobowej bez pracowników, przy 1–10 dokumentach, z księgowością i adresem przy rozliczeniu miesięcznym, stałe miesięczne pozycje z tabeli to 2 618,87 zł ZUS oraz 559 zł netto za usługi miesięcznie. W spółce z dwoma wspólnikami pozycja ZUS z tytułu udziałów odpada. Kapitał zakładowy nie jest kosztem utrzymania, bo należy do spółki.

Co po zakupie gotowej spółki

Przy gotowej spółce lista jest krótsza, bo spółka istnieje, ma NIP i prowadzone rozliczenia. Dochodzi natomiast przejęcie dokumentów i aktualizacja danych. Wniosek do KRS, CRBR oraz NIP-8, UPL-1 i ZAW-FA przygotowujemy w cenie. Po Twojej stronie zostaje wybór księgowości, adresu oraz, przy zakupie wszystkich udziałów przez jedną osobę, zgłoszenie do ZUS w 7 dni od dnia nabycia udziałów. Listę dostępnych spółek znajdziesz na stronie gotowe spółki.

Jeśli chcesz jednego miejsca na księgowość i te terminy, zobacz stronę księgowość spółki. VKSIĘGOWOŚĆ prowadzi księgi, deklaracje i sprawozdania, a jej umowa jest osobna od usługi rejestracji, więc biuro możesz też wybrać inne.